Dopisi

Pod dopisom se misli na unaprijed tiskani materijal veličine A4 koji je podijeljen u tri trećine:

· prva trećina - logo i ispis platitelja i adrese,

· druga trećina - neki tekst uz ispis dijela podataka iz CSV tablice,

· treća trećina - obrazac naloga HUB 3A za ispis naloga iz CSV tablice.

Skica dopisa A4 veličine:

Dopis ima osobni karakter, tiska se ime, prezime i adresa platitelja, uz popunjeni nalog u trećoj trećini dopisa.

Podaci za dopis i pripadni nalog plaćanja treba pripremiti u Excelu, spremiti Excel tablicu u CSV formatu te:

· uvesti CSV tablicu u program,

· ispisati dopise s podacima iz CSV na laser pisač,

· poslati dopise putem maila na e-adrese platitelja.

Traka s alatima služi za izvođenje radnji s dopisima iz CSV datoteke.

Alatna traka ima slijedeće gumbe:

· Uvezi naloge iz CSV datoteke – privremeni uvoz podataka dopisa iz CSV tablice,

· Ispis na laserski pisač – ispis na obrazac dopisa koji sadrži i obrazac HUB 3A,

· Testiraj prvi PDF / E-mail – provjera slanja dopisa putem maila,

· Pošalji E-mailove – slanje dopisa putem maila,

· Export ili ispis tablice – ispis ili prijepis podataka u tablice s formatima pdf, xls, xlsx, rtf, txt i html.

Svaki izbor bit će posebno promotren.

Uz alatnu traku su dvije opcije:

· Broj predloška za nalog – upisati broj predloška za dopunu nepostojećih podataka u CSV tablici, vidjeti odjeljak 7.2,

· Prvi redak CSV datoteke su nazivi polja – kvačica potvrđuje iskaz i prvi redak CSV tablice ne ide u uvoz CVS tablice,

Uvoz dopisa i naloga iz CSV datoteke

Klik na gumb Uvezi naloge iz CSV datoteke pokreće uvoz podatka o dopisima i nalozima iz pripremljenije Excel tablice u CSV formatu. Uvoz ide u tri koraka:

· prvi korak, pripremiti na neki način Excel tablicu koja sadrži podatke o nalozima plaćanja,

· drugi korak, spremiti Excel tablicu u CSV tablicu,

· treći korak, kliknuti na Uvezi naloge iz CSV datoteke,

· četvrti korak, prikaz uvezenih podataka.

Prvi korak:

Pripremiti Excel tablicu koja sadrži podatke o dopisima i nalozima za plaćanje. Podaci po stupcima su:

· A – OIB platitelja,

· B – Naziv platitelja

· C – Ulica i br. platitelja,

· D – Mjesto platitelja,

· E – PTT broj platitelja,

· F – PTT Naziv platitelja,

· G – E-Mail platitelja, nije obavezan podatak,

· H – Broj ugovora s platiteljem,

· I – Datum dopisa,

· J – Iznos ugovora, nije obavezan podatak,

· K – Datum rate broj 1,

· L – Iznos rate broj 1,

· M – Datum rate broj 2,

· N – Iznos rate broj 2,

· O – Datum rate broj 3,

· P – Iznos rate broj 3,

· Q – Datum rate broj 4,

· R – Iznos rate broj 4,

· S – Datum rate broj 5,

· T – Iznos rate broj 5,

· U – Datum rate broj 6,

· V – Iznos rate broj 6,

· W – Datum rate broj 7,

· X – Iznos rate broj 7,

· Y – Datum rate broj 8,

· Z – Iznos rate broj 8,

· AA – Datum rate broj 9,

· AB – Iznos rate broj 9,

· AC – Datum rate broj 10,

· AD – Iznos rate broj 10,

· AE – Datum rate broj 11,

· AF – Iznos rate broj 11,

· AG – Datum rate broj 12,

· AH – Iznos rate broj 12.

Rate: Broj rata može biti od jedne te najviše do 12 rata.

Primjer Excel tablice, s gornjim formatom, može se preuzeti (download) putem linka:

http://www.bakom.hr/downloads/PRIMJER ZA CSV DOPISE.csv

Drugi korak:

Spremiti Excel tablicu u CSV tablicu. Kodna stranica CSV tablice mora biti Windows-1250, što je uobičajena kodna stranica u HR Windowsima. Tablica u CSV formatu sadrži podatke u obliku teksta koji su odvojeni točka-zarezom. Tu tablicu izravno otvara Excel ali i bilo koji tekst editor. Izgled tablice u tekst editoru:

Treći korak: Izvesti uvoz naloga iz CSV tablice:

· kliknuti na Uvezi naloge iz CSV datoteke (1),

· izabrati CSV tablicu (2) i kliknuti Open (3).

Četvrti korak: Bit će pokazani podaci privremeno uvezenih dopisa i naloga iz CSV tablice.

Predložak za dopunu CSV dopisa i naloga

Broj predloška za dopunu podataka kojih nema u CSV tablici, određen je putem opcije: Broj predloška za nalog, gdje se upisuje broj predloška koji se koristi. Predložak za CSV naloge upisati u izborniku Predlošci.

Program ne provodi provjeru podataka u CSV tablici, što je upisano bit će privremeno uvezeno za ispis.

U predložak za dopise i naloge ide upis podataka kojih nema u CSV tablici. Upisati slijedeće:

1. Vrstu naloga HUB 3A,

2. Naziv predloška,

3. Nulu za iznos,

4. 99 za model poziva na broj platitelja,

5. IBAN primatelja,

6. Naziv i adresu primatelja,

7. 00 za model poziva na broj primatelja,

8. Generičku oznaku SIFP koja će u ispisu biti zamijenjena s OIB-om platitelja,

9. Opis plaćanja.

Primjer predloška u kome su navedeni podaci za primatelja:

Ispis CSV dopisa i naloga

Uvezeni dopisi i nalozi iz CSV tablice mogu se ispisati slijedećim postupkom:

· izabrati (zaplaviti) jedan ili više dopisa (1),

· kliknuti Ispis na laserski pisač (2),

· slijedi prozor za izbor pisača (3), izabrati pisač,

· kliknuti Ispis naloga (4),

· za pregled naloga prije ispisa kliknuti Pregled prije ispisa (5), vidjeti više u odjeljku 4.1.4. Pregled naloga HUB 3A prije ispisa.

Dopisi i e-pošta

Dopisi se mogu slati e-poštom platiteljima direktno iz programa, uz uvjet da postoji e-adresa platitelja u podacima iz CSV tablice. Za to je potrebno napraviti dvije stvari:

· u postavkama podesiti parametre e-pošte, vidjeti odjeljak 2.6. Podešavanje postavki e-pošte,

· izvesti pripremu za sadržaj teksta i potpisa u mailu.

Priprema za e-poštu

U pripremi za e-poštu treba odabrati više stvari.

Odabrati redom:

1. Staviti kvačicu ako prvi red CSV tablice sadrži nazive podataka.

2. Broj predloška za podatke o primatelju.

3. Kliknuti Odaberi za izbor txt tablice u kojoj je tekst koji će se pojaviti u mailu.

4. Kliknuti Odaberi za izbor txt tablice u kojoj je potpis koji će se pojaviti u mailu.

5. Kliknuti Odaberi za izbor pozadinske slike dopisa za PDF dopisa u prilogu maila.

6. Staviti kvačicu ako treba žutom bojom označiti upisane podatke u PDF-u dopisa u prilogu maila.

7. Upisati temu za mail – Subject.

8. Upisati e-adresu za probni mail. Ako nema e-adrese, tada će biti generiran samo PDF dopisa.

9. Upisati tekstualnu poruku koja ide u ispisu na dopis, ili koristiti Copy-Paste mehanizam.

Provjera slanja dopisa e-poštom

Prije slanja mailova s PDF dopisima u prilozima, uputno je isprobati slanje maila.

Nakon pripreme u prethodnom odjeljku izvesti postupak:

1. Izabrati jedan dopis.

2. Kliknuti Testiraj prvi PDF / E-mail.

3. Slijedi poruka o provedenom slanju maila.

4. Klikom na link iza Log stanja bit će otvoren protokol o slanju maila.

5. Status pokazuje koliko je poslano mailova.

Log slanja u čijem nazivu je datum i vrijeme slanja:

Poslani mail je oblika:

gdje je:

1. Tema maila iz pripreme (subject).

2. PDF dopisa u prilogu maila u čijem nazivu je broj retka iz CSV tablice te datum i vrijeme.

3. Tijelo teksta u mailu iz pripreme maila.

4. Potpis u mailu iz pripreme maila.

Izgled generiranog PDF dopisa u prilogu maila:

Slanje dopisa putem e-pošte

Postojanje ispravne e-adrese platitelja u CSV tablici je preduvjet za slanje dopisa putem e-pošte. Za platitelje bez e-adrese neće biti generirani mailovi, ali će biti generirani PDF dopisa i spremljen uz log slanja.

Postupak:

1. Izabrati jedan dopis ili više dopisa.

2. Kliknuti Pošalji E-mailove.

3. Slijedi poruka o provedenom slanju mailova.

Klikom na link iza Log stanja bit će otvoren protokol o slanju mailova. U logu su vidljive greške za dopise koji nisu poslani zbog neispravne e-adrese.

Za mailove u grešci, odnosno neposlane mailove, spremljeni su pripadni PDF-ovi dopisa, što se može naknadno koristiti za ručno slanje dopisa.

Log i PDF-ovi su spremljeni u: C:\Users\Vlado\Documents\PisHubMail

Export ili ispis tablice uvezenih CSV dopisa i naloga

Klik na Export ili ispis tablice pokreće postupak ispisa ili izvoza, prijepisa svih podataka u drugu tablicu s nekim od javnih formata: pdf, xls, xlsx, rtf, txt ili html.

Po završetku prijepisa u novo kreiranu tablicu odabranoga formata, moguće je odmah otvoriti tu novu tablicu klikom na OK za upit Otvoriti kreiranu datoteku?